2020年12月21日 星期一

我如何運用Evernote(上)

我使用evernote大概至少有六、七年了,不過真的開始認真使用,大概是從五年前開始。

evernote的自由度很高,記事打開就像一張空白紙,任由自己使用,但相對的,也讓人一開始常常不知所措。但在沒有規劃下就開始使用,最後常常就是想到什麼記什麼,當筆記一多,想找的資料就不好找到了。最後往往就是直接放棄使用evernote。

還好,自從看了電腦玩物站長Esor寫的evernote相關文章與書籍後,我慢慢調整自己的使用方式後,evernote使用起來就更加的有條理,如今我已經離不開他了。

甚至老婆都說,看我使用evernote後,工作上就比較不像以前那樣容易出錯與慌亂了。


Evernote的優缺點

沒有一個工具是完美的,就像一台筆電,你不可能要求在價格、效能、尺寸、重量、續航力通通都是最棒的,然後還要很便宜,這不可能。

同樣的,筆記軟體也是。

我們不可能期待一個筆記軟體可以面面俱到,那是不可能的,只能按照我們的需求來挑選一個最適合自己的,或是數個筆記軟體搭配,在不同情境下使用不同的工具。

因此,了解一個工具的優缺點很重要,接著搭配自己的偏好與使用情境,才能挑出最適合自己的。

優缺點是相對的,而我看近期最常被拿來看evernote比較的,是另一個記事軟體notion,因此以下的優缺點分析會以notion做為主要的比較對象。

以下是我認為evernote擁有的優點:

  • 開啟速度快:比不上google keep,但至少比notion快很多
  • 可以使用文字超連結:google keep不行,只能直接貼上連結的網址
  • 可以使用記事連結:每則記事(筆記)也可以用文字超連結的方式貼在別的記事裡
  • 可以掃文件、拍照片、錄音
  • 手機、平板使用起來的體驗水準ok (notion我覺得不太好)
  • 搜尋功能強
以下是缺點:
  • 不論是排版或表格都很陽春
  • 沒有資料庫功能 (notion有)
  • 沒有雙向連結功能
  • 不能讓記事連結直接跳到那則記事的某一段 (roam可以)


為何evernote適合我?

前面說了,沒有一個工具是完美的,只能在考慮自己的偏好與使用情境後,來選擇最適合的工具。

那我的偏好與使用情境是什麼呢?

首先是跨裝置的使用需求。

我的工作是保險業務,因此不會一直待在電腦前,在移動的過程中使用手機記事是很正常的,突然一個訊息、電話或想法,我就需要拿出手機趕快記下來,避免忘記。

另外,我自己有兩個小孩,當陪在小孩旁邊時,我也比較不可能拿出筆電。此外,晚上睡前我習慣拿出平板來閱讀。因此,跨裝置的使用需求對我來說很重要。

像目前很熱門的記事軟體notion,雖然排版美觀、功能強大,但手機、平板的開啟速度慢,加上手機、平板上的使用體驗差,就直接被我惕除了。

相對的,evernote雖然排版很陽春,但對我來說,只要看的清楚就可以了,夠用最重要,其它錦上添花的都只是其次。

真的需要排版時,我會使用google雲端硬碟裡的試算表與文件。一來排版可以做的更好,二來可以和google的其它服務如日曆、地圖、聯絡人連動,能擁有更佳的加乘效益。

此外,我工作上有時會需要掃文件,evernote可以用手機直接一鍵掃文件後存入,而notion目前是沒有辦法直接透過手機app這樣快速處理的,只能先開啟notion後,找到要插入的地方再插入進去圖片。加上我用手機開啟notion,有時候要等好幾秒、甚至超過十秒才會開啟,手機版的使用體驗實在不太好。

至於其它的缺點,evernote雖然沒有像notion擁有的資料庫功能,但透過標籤、連結  記事本、目錄頁的概念,再搭配強大的搜尋功能,要快速找到想要的東西通常都沒問題。當然,有可能是我的需求沒有太過複雜,所以基本上都是夠用的。

雖然evernote也沒有notion的雙向連結功能,但我覺得這不見得是多大的缺點。因為notion的雙向連結,是在A記事連結到B記事時,自動在B記事的頁面上方會自動有一個反向連結產生,但也就只能在頁面最上方,我們並不能自己決定這個反向連結要出現在哪裡。相對的,evernote雖然沒有雙向連結功能,但一樣可以使用記事連結,只是比較麻煩,要自己做兩次動作,來產生雙向連結的效果。但相對的,我們可以自己決定這個連結要放在某個記事的哪裡,而不是必然只能在頁面的最上方。

至於roam擁有的更強大連結功能,可以讓記事連結直接連到別的記事裡的「某一段」,讓我們不用連過去別的記事時,還要自己找需要的資料到底在該記事的哪裡。這個功能聽起來真的很好,雖然我自己還沒用過roam,不過roam的收費實在太高了,而且,Esor寫過一篇文「Evernote 實踐 Zettelkasten 卡片盒筆記法,整理知識網路系統

」,分析如何運用evernote來實踐「知識網絡」的建立,效果其實也不錯。

總之,雖然evernote在個別功能上一定會有不足或缺乏的地方,但從整體來看,evernote的確是最適合我的。光跨裝置的使用需求這點,notion就已經被我惕除了,更不用說是掃文件等其它功能。

當然,也有人是使用別的軟體來快速記事(例如google keep),方便時再存入notion整理,這也是一個很好的處理方式。但是,notion在手機、平板的使用體驗對我來說太差,在不方便使用電腦的情境下,效益就會大打折扣了。

舉例來說,Esor說他常會在只適合使用手機的情境下(例如通勤),開啟evernote看有哪些任務是可以在使用手機時仍能推進任務的,或是撰寫文章大綱,這都是在沒有電腦的情況下,善用手機來維持一定的生產力的方法。


以上,就是我為何會使用evernote的原因。

而下一篇文,就來說明我主要怎麼使用它。

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